5 Elementos de la Gestión de Proyectos que hay que enfrentar

Hoy traemos un invitado a nuestro Blog para hablar sobre los 5 Elementos de la Gestión de Proyecto que hay que enfrentar.

A Carlos Brito le conozco personalmente, habla con mucha sinceridad y tiene mucha cualidad que ofrecer. Se ha comprometido con nuestro público en entregar un artículo para cada Elemento, exactamente… una serie de Artículos sobre Gestión de Proyectos. Sin más palabras ¡os dejo con Carlos!

Ahh… para quién quiera saber más sobre este máquina os dejo su Perfil en LinkedIn al final del post.

introducción gestión de proyectos

Carlos Brito

¿Que nos espera en esta serie de Artículos sobre Gestión de Proyectos?

En la actualidad que es prácticamente automático y cotidiano que cuando se quiere saber algo de un tema en particular vayamos a “goglearlo”, y es que el buscar en Internet, cuando deseamos conocer de algo, lo hacemos de manera ya automática y sin pensarlo.

El área de gestión de proyectos no está ajena a esta realidad y es que en un gran porcentaje, lo que conseguimos no es exactamente lo que buscamos, siendo esto válido para casi todas las búsquedas que realizamos.

Hagamos un ejercicio, busquemos en Internet “gestión de proyectos” y ¿qué cree Ud. que encontraremos?: Apartando los típicos anuncios de cursos, masters, etc., obtendremos información como la siguiente: “Gestión de Proyectos en Wikipedia”, “metodologías de gestión de proyectos”, “introducción a la gestión de proyectos”, etc.
Un conjunto de conceptos y teorías que se asemejan más a un listado de actividades y preparados que mezclas en un laboratorio para obtener los resultados indicados. Sin embargo, en la realidad, cuando estamos gestionando proyectos nos enfrentamos a situaciones a las cuales ninguna teoría nos ha preparado.

No quiero que me malinterpreten, considero que la teoría y conceptos, son básicos y esenciales en la gestión de proyectos (así como en multitud de áreas), pero por si solos, no son garantes de los resultados que predicen. Ahora bien, no deseo que siga buscando en Internet, sino que considere los 5 planteamientos siguientes que son muy frecuentes en la gestión de proyectos y a los cuales muchos líderes o gerentes de proyectos han presenciado y aún más, “batallado”:

Secuencia de Artículos

  • ¿Cómo debo manejar el disenso en el equipo de trabajo?
  • ¿Cómo puedo calmar a un interlocutor molesto?
  • Las metas son buenas, pero el resultado inmediato es esencial
  • ¿Cómo “lidiar” con los niveles superiores?
  • El líder siervo

Estos 5 temas son esenciales para todo líder y gerente de proyecto y deben ser conocidos y manejados correctamente para el éxito del proyecto, equipo y de la organización. No pretendo que nos apartemos de los fundamentos de gestión y dirección de proyectos, debemos esencialmente conocer de esto, por lo cual, si no es así, le invito a que lo aprenda, pero es fundamental que conozcamos de otros aspectos y actitudes que presentaré siguiendo los 5 temas anteriores desde la perspectiva de experiencias y mejores prácticas.

Le invito a que lea, profundice, medite y comente estos temas a fin de manejarlos, reconocerlos, automotivarse y gestionar relaciones, con una inteligencia mas que teórica, una inteligencia emocional.

¿Cómo debo manejar el disenso en el equipo de trabajo?

La gestión de proyectos es irremediablemente un trabajo de equipo, y en determinados proyectos convergen bajo la guía de un jefe, líder o gerente de proyectos, más de un equipo de trabajo.
Por tal razón, no queda lugar a dudas  que en un determinado momento, y “más temprano que tarde” se presentan momentos en los cuales uno o varios de los integrantes, disienten en opiniones. Puede ser una persona que disiente o un grupo de personas del equipo, pero independiente de quién o quienes sean, el jefe de proyecto tiene que en el plazo más breve:

  • Identificar si el disenso es de una sola persona o de un grupo.
  • Determinar la razón del disenso a través de preguntas que lleve al disidente a expresar aún con más profundidad sus ideas, esto se logra dando mucha más prioridad al escuchar que al tratar de sostener y en casos erróneos, imponer la propia idea.
  • Aplicar las acciones necesarias a fin de lograr una respuesta armónica conjunta de todo el equipo de trabajo.

¿Porque hay que Identificar, Determinar y Aplicar lo más breve posible?

La posición más comprometedora y destructora que se puede tomar es la de no hacer nada.  Es incorrecto pensar que se pueda resolver el disenso simplemente con escuchar a la persona o al grupo de personas que disienten o asentir con la cabeza.
Este no es el mejor camino para resolver el disenso y conllevará irremediablemente en el equipo de trabajo a la desunión, pérdida del liderazgo e inclusive al desánimo de miembros del grupo, que en ciertos casos generará el abandono de personas del equipo y por ende a un riesgo en la continuidad del proyecto.

Quiero hacer un aparte en este punto; en todo proyecto debe existir un análisis de riesgos, ahora bien, estamos muy acostumbrados a evaluar los riesgos en tres fases claramente definidas: identificar, analizar y definir la estrategia de mitigación o control. Generalmente observamos los riesgos como intrínsecos al área donde se circunscribe el proyecto y muchas veces asociados a factores externos que están relacionados con determinadas variable críticas del mismo. Hay que recordar que  el disenso en el equipo de trabajo es una fuente de riesgo en el proyecto que pocas veces centra nuestra atención.

Ahora bien, qué debemos hacer en todo momento y más aún cuando se presentan situaciones de disenso:

  • La primera y más importante de las acciones es “escuchar”, hacer un alto en nuestras propuestas y prestar el mayor interés en lo que el disidente quiere plantear.
  • Utilice estos momentos de “escucha” para dos acciones inmediatas:
    • Elaborar las preguntas que permita al disidente expresar aún con más profundidad sus ideas y opiniones;
    • Y ganar tiempo en desarrollar la estrategia conveniente para llegar a un consenso.
  • Remarque las acciones del disidente que puede aceptar con un mínimo impacto en el proyecto y aprovéchalas para mostrar su flexibilidad en el disenso y obtener del disidente el mismo comportamiento.
  • Aquellas posiciones “duras” del disenso trátelas como actividades paralelas y apartes del proyecto.  Por ejemplo, puede dedicar a un pequeño grupo de trabajo que las analice y presente resultados o sostener una reunión aparte con un grupo de integrantes que tengan relación con el tema.
  • Como regla de oro, nunca esboce una posición radical o extrema, así como tampoco aceptar este tipo de posición del disidente.

El factor Comunicación en la Gestión de Proyectos

De todo lo anterior hay un tema muy importante que subyace en él, y es la comunicación. La comunicación en el equipo de trabajo y con el líder debe ser frecuente y muy  fluida, tener reuniones una vez al  mes no es lo más recomendable, ya que se pueden gestar situaciones que desencadenen en un problema de disenso. Hay que hacerse eco de la expresión que dice “el problema hay que atacarlo cuando es tan, tan pequeño, que aún no es un problema”. Reunirse frecuentemente con los miembros del equipo logrando una comunicación fluida es un catalizador en el disenso que evita situación radicales o extremas.

En la próxima entrega trataremos el segundo punto sobre ¿cómo puedo calmar a un interlocutor molesto?, evidenciando que en nuestra naturaleza está el relacionarnos y estas relaciones pueden provocar respuestas que en muchos casos no nos imaginamos.

 


¿Te gusta el Tema? Pues aprovecha la oportunidad para leer un post que escribimos, dando un ejemplo en la herramienta Trello. Una herramienta que ayuda de diversas maneras en efectuar un proyecto en etapas.

(Un ejemplo básico, ¡pero de mucha utilidad!)

Logo de la herramienta de Gestion de Proyectos - Trello

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  • Muchas Gracias Carlos Brito por este contenido increible…. y de saber que todavia nos quedan 4 Elementos por hablar!!!